Der er forskellige ansættelsesformer, som din virksomhed kan vælge imellem. I den forbindelse er det vigtigt at være opmærksom på de regler og rettigheder, der gælder for hver form.
Den mest almindelige ansættelsesform i Sverige er en permanent ansættelse på fuld tid. Andre former for ansættelse kan være ansættelse:
- På prøvetid
- På deltid
- I en tidsbegrænset periode
- Som vikar
Hver ansættelsesform har nogle særlige beskyttelseshensyn, som I som virksomhed skal være opmærksom på.
Specifikt for tidsbegrænset ansættelse er det vigtigt at bemærke, at ansættelse forudsætter, at den tidsbegrænsede periode er defineret af objektive kriterier. Det kan være:
- Generel tidsbegrænset ansættelse
- Midlertidig vikaransættelse
- Sæsonansættelse
Hvis I ikke er opmærksomme på de særlige vilkår, kan den tidsbegrænsede ansættelse omdannes til en permanent ansættelse. I den forbindelse er udgangspunktet, at en tidsbegrænset ansættelse kan blive permanent efter mere end et års tidsbegrænset ansættelse.
Jeres virksomhed kan generelt frit udforme jeres jobannoncer og udvælge den kandidat, som passer jeres behov bedst.
Rekrutteringsprocessen har dog begrænsninger, herunder reglerne om forskelsbehandling og databeskyttelse, og reglerne om medarbejderes forrang til bestemte stillinger.
Som en del af rekrutteringsprocessen kan I som virksomhed indsamle information om ansøgeren fra forskellige kilder, eksempelvis ansøgeren selv, ansøgerens tidligere arbejdspladser, uddannelsesinstitutioner eller andre relevante tredjeparter.
Som hovedregel bør I imidlertid undgå at indsamle oplysninger om:
- Graviditet
- Alder
- Etnicitet
- Sundhed eller handicap
- Religion og tro
- Politisk holdning
- Seksuel orientering
- Kønsidentitet eller -udtryk
- Fagforeningsmedlemskab
Afhængigt af jobbet kan der naturligvis være situationer, hvor nogle oplysninger vil være relevante at behandle. Det kan eksempelvis være oplysninger om jobansøgerens helbred, sprogfærdigheder eller familieliv.
Som led i en rekrutteringsproces ønsker virksomheder ofte at undersøge potentielle nye medarbejderes baggrund mere nøje. Oplysningerne kan vedrøre:
- Identitet
- Uddannelse
- Beskæftigelse
- Kreditvurdering
- Straffeattest
Jeres virksomhed kan foretage baggrundstjek i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne og gældende lovgivning.
Det betyder blandt andet, at din virksomhed skal overholde informationsforpligtelserne i artikel 13 og 14 i GDPR samt sikre et lovligt grundlag for hver behandlingsaktivitet.
Der gælder særlige overvejelser, inden I kan få udleveret en af de forskellige typer straffeattester. Der findes flere typer straffeattester, herunder:
- Privat straffeattest
- Attest til arbejde i skole eller børnehave
- Attest til arbejde på børnehjem
- Attest til arbejde i forsikringsdistribution
- Attest til arbejde med børn i øvrigt
- Attest til arbejde med funktionshæmmede børn
Der skal være et grundlag for behandling af sådanne oplysninger (for eksempel i forbindelse med arbejde inden for sikkerhedssektoren, skoler eller andet børnepasningsarbejde), og det skal fremgå tydeligt af stillingsopslaget, at der kræves en straffeattest for at få stillingen. Straffeattester skal indhentes direkte af jobansøgeren og kan ikke udstedes til tredjemand.
Medarbejdere er beskyttet af en række regler, der dækker forskellige områder, herunder:
- Ansættelseskontrakter
- Arbejdstid
- Ferie
- Orlov
- Midlertidigt ansættelsesforhold
- Deltidsarbejde
- Ligebehandling
- Information og høring
- Overdragelse af virksomheder
- Ansættelsesklausuler
En af de centrale love er lov om beskyttelse af medarbejdere, som gælder for de fleste ansættelsesforhold. Reglerne giver blandt andet beskyttelse med hensyn til opsigelsesvarsler, fortrinsret, erstatning for ulovlig opsigelse og betalt orlov.
Medarbejdere kan også være omfattet af overenskomster, der omfatter beskyttelse med hensyn til løn, tillidsrepræsentanter, arbejdstid, ekstra feriedage, uberettiget afskedigelse, pension samt andet.
Medarbejdere har ret til at modtage en skriftlig meddelelse om alle væsentlige ansættelsesvilkår.
Afhængigt af hvilken oplysning der er tale om, skal medarbejderne have vilkårene på skrift hurtigst muligt og senest syv eller 30 dage efter ansættelsens begyndelse.
Den skriftlige meddelelse skal som minimum indeholde oplysninger om følgende kategorier:
- Parternes navn og adresse
- Arbejdsplads
- Detaljer om opgaverne og stillingsbetegnelse eller titel
- Ansættelsestype
- Startdato
- Varighed, hvis relevant
- Brugervirksomhed, hvis vikar
- Vilkår for prøveperiode, hvis relevant
- Ferierettigheder
- Regler om opsigelse
- Kompensation, tidspunkt og betalingsform
- Daglig eller ugentlig arbejdstid
- Uforudsigelige arbejdsmønstre, hvis nogen
- Ret til uddannelse, hvis nogen
- Social sikring
- Overenskomst, hvis nogen
Andre væsentlige ansættelsesvilkår skal også angives. Implicitte vilkår gælder med forbehold for lovbestemt beskyttelse, herunder eksempelvis loyalitetspligt og tavshedspligt.
Der skal gives yderligere oplysninger til udstationerede medarbejdere og medarbejdere, der er udstationeret i udlandet i mere end fire sammenhængende uger.
Din virksomheds adgang til ensidigt at ændre i arbejdsvilkårene afhænger af, om der er tale om en væsentlig vilkårsændring.
Om en ændring er væsentlig og objektivt begrundet, skal vurderes i hvert enkelt tilfælde. Afhængigt af omstændighederne vil typiske eksempler være ændringer, som negativt påvirker medarbejderens:
- Løn
- Arbejdsplads
- Bonus eller incitamenter
- Ferie
- Ansvar
Ensidige væsentlige ændringer af ansættelsesvilkårene udgør en opsigelse. Derfor skal din virksomhed følge den lovbestemte opsigelsesprocedure for at gennemføre ændringerne.
Processen kan omfatte konsultation med medarbejderens fagforening, en formel opsigelsesmeddelelse og et tilbud om ansættelse på nye vilkår. Medarbejdere, der afviser ændringen, kan betragte sig selv som opsagt og kan, afhængigt af om den væsentlige ændring var objektivt begrundet, have ret til erstatning for uberettiget opsigelse.
Uvæsentlige ændringer kan som udgangspunkt indføres med rimeligt varsel, afhængigt af omstændighederne.
Der er ingen lovbestemt mindsteløn. Overenskomster indeholder dog ofte bestemmelser om mindsteløn og kompensation.
Det betyder, at der ikke er nogen forpligtelse til at regulere lønninger årligt. Lønniveauet er underlagt individuelle aftaler, medmindre en gældende kollektiv overenskomst fastsætter andet.
Lønniveauet skal altid fastsættes i overensstemmelse med den svenske lov om forskelsbehandling, som kræver, at medarbejdere modtager samme løn for samme arbejde eller arbejde af samme værdi.
Lønnen udbetales via bankoverførsel til medarbejderens bankkonto.
Incitamentsordninger kan have forskellige former, men omfatter typisk:
- Provision
- Diskretionær bonus
- Mål bonus
- Fastholdelsesbonus
- Kontantbaserede ordninger
- Aktiebaserede ordninger
Kontantbaserede ordninger kan omfatte LTIC'er eller fantomaktier, mens aktiebaserede ordninger kan omfatte aktieoptioner, warrants, gratisaktier, begrænsede aktier eller RSU'er.
Bonusordninger kan antage forskellige former, men er normalt enten diskretionære eller målbaserede. Diskretionære bonusordninger udgør ofte en særlig udfordring, når bonussen udbetales over flere år, da medarbejdere, der er omfattet af lov om funktionærer, typisk får en ret til bonussen i sådanne situationer. Hvis bonussen har varieret fra år til år, kan medarbejderne have ret til et gennemsnitligt beløb.
Rettigheder i forbindelse med opsigelse kan gælde uanset incitamentsordningen. I Sverige kan medarbejdere have ret til en forholdsmæssig andel af incitamentet, hvis ordningen ikke regulerer vilkårene og betingelserne i forbindelse med opsigelse.
Den ugentlige arbejdstid må ikke overstige 40 timer, hvilket svarer til en almindelig daglig arbejdstid på otte timer.
Den gennemsnitlige arbejdstid inden for en syv-dages periode, beregnet over fire uger, må ikke overstige 48 timer.
Der skal være daglige hvileperioder på mindst 11 timer inden for hver 24-timers periode.
Ugentlige hvileperioder skal være på mindst 36 timer inden for en syv-dages periode.
Medarbejdere, der arbejder mere end fem timer dagligt, har ret til en pause. Pausen har ingen lovbestemt varighed, men den skal være passende i forhold til formålet (normalt 30 minutter). Derudover skal arbejdet tilrettelægges således, at medarbejderne har mulighed for at tage korte pauser i løbet af arbejdsdagen.
Der gælder forpligtelser til registrering af arbejdstid, hvilket indebærer rapportering af overarbejde og vagttimer i et system. Din virksomhed kan vælge, hvordan rapporteringssystemet skal oprettes. Medarbejderne skal have adgang til deres egne oplysninger.
Medarbejderne har ret til 25 dages lovbestemt ferie hvert år, svarende til fem ugers ferie.
Ferien skal afholdes i løbet af ferieåret, fra 1. april til 31. marts. Der gælder særlige ferievilkår for medarbejdere, der påbegynder deres ansættelse efter 31. august.
Retten til betalt ferie optjenes i løbet af optjeningsåret, fra 1. april til 31. marts i året før ferieåret.
Betalt ferie kan enten tage form af (1) ferie, hvor medarbejderne modtager deres normale løn og et ferietillæg eller (2) ferie med ferietillæg svarende til 12 % af den årlige løn.
Planlægningen af ferien er genstand for drøftelse, men din virksomhed har den endelige beslutning. Medarbejderne kan dog kræve 20 sammenhængende dage mellem 1. juni og 31. august med to måneders varsel. Medarbejderne kan også kræve, at den resterende ferie tages som sammenhængende dage med to måneders varsel eller, i undtagelsestilfælde, med en måneds varsel.
Der gælder særlige vilkår og betingelser for optjent, ikke-afholdt ferie ved udløbet af ferieåret samt i forbindelse med ansættelsesforholdets ophør.
Det er almindeligt at tilbyde fem ekstra feriedage, især hvis medarbejderen ikke har ret til overtidsbetaling.
Medarbejdere har i henhold til forskellige svenske love ret til fleksible arbejdsforhold under en række betingelser.
Forældre med et eller flere børn under otte år eller børn, der endnu ikke har afsluttet deres første skoleår, kan anmode om fleksible arbejdsforhold.
Din virksomhed skal overveje denne anmodning og svare inden for en rimelig frist. Generelt bør anmodningen godkendes, medmindre ordningen vil medføre væsentlige ulemper.
Retten til fleksible arbejdsforhold gælder også for medarbejdere, der er:
- Omsorgspersoner
- Hjælper for en person i husstanden, der har en alvorlig sygdom
Hver ret til fleksible arbejdsforhold er underlagt en række betingelser.
Medarbejdere har ret til sygefravær under deres ansættelse.
Retten til betalt sygefravær afhænger dog af sygefraværsperiodens længde:
- 80 % af lønnen i de første 14 dage
- Derefter sygedagpenge
Sygedagpenge til andre medarbejdere udbetales direkte af den ansvarlige svenske myndighed (Försäkringskassan) under en række betingelser.
Din virksomhed skal muligvis overholde en række lovmæssige forpligtelser under en medarbejders sygefravær, herunder:
- Indberette fortsat sygdom til myndigheder (Försäkringskassan) fra dag 15
- Vurdere mulige tilpasninger af arbejdsforholdene
- Rehabiliteringsplan (60+ dages sygdom)
Bemærk, at når medarbejdere modtager deres løn under sygefravær ud over arbejdsgiverperioden, kan din virksomhed være berettiget til refusion. Betingelserne omfatter, at medarbejderen skal have været syg i 14 på hinanden følgende dage (»arbejdsgiverperioden«). Når det er relevant, modtager din virksomhed de sygedagpenge, som medarbejderen ellers ville have modtaget.
Medarbejdere har ret til forældreorlov og ydelser i forbindelse med fødsel og adoption under en række betingelser.
I forbindelse med fødsel har den fødende medarbejder ret til orlov i syv uger før den forventede fødselsdato (graviditetsorlov).
I forbindelse med adoption har den adoptionsansøgende medarbejder ret til orlov, når vedkommende overtager omsorgen for barnet.
Efter fødsel eller adoption har medarbejderne ret til 480 dages orlov pr. barn, hvoraf 390 dage er på sygedagpengeniveau. Medarbejderne har lovfæstet ret til at forlænge deres forældreorlov på fuld tid, indtil barnet er 18 måneder, eller på deltid, indtil barnet fylder otte år eller har afsluttet det første skoleår.
Der er krav om underretning for begge parter i forbindelse med planlægningen af forældreorloven.
Medarbejdere har ret til orlov afhængigt af deres omstændigheder og er underlagt en række betingelser.
Ud over forældreorlov og sygeorlov omfatter sådanne lovbestemte orlovsrettigheder:
- Forlænget forældreorlov
- Orlov af presserende familiemæssige årsager
- Orlov til pleje
- Orlov til pasning
Mange virksomheder tilbyder også sådanne orlovsrettigheder, enten helt eller delvist med løn, mod refusion. Andre orlovsrettigheder, som virksomheder ofte tilbyder i praksis, omfatter også ret til orlov i forbindelse med:
- Flytning Bryllup
- Eksamener
- Begravelser
- Ikke-lovbestemte helligdage
Mange virksomheder ønsker at indføje en klausul om konkurrenceforbud og/eller forbud mod at hverve kunder i ansættelseskontrakten.
Den svenske aftalelov regulerer ansættelsesklausuler.
Kundeklausuler kan håndhæves for kunder, som medarbejderen har haft forretningsmæssig kontakt med. Der er ingen fastsat lovbestemt periode, der bestemmer, hvilke kunder der er omfattet af klausulen.
Konkurrenceklausuler kan aftales for medarbejdere, hvor klausulen er nødvendig for at beskytte virksomhedens forretningsinteresser. Forskellige elementer, herunder deres stilling, vil spille ind i vurderingen af, om det er tilfældet.
Hver klausul skal have en rimelig varighed, som i praksis kan variere fra seks til 18 måneder. Særlige omstændigheder kan berettige en længere varighed.
Selvom det ikke er et lovkrav at tilbyde kompensation for en konkurrenceklausul, kan det være nødvendigt for, at den er gyldig i praksis. Normalt svarer kompensationen til 60 % af lønnen, med mulighed for at modregne den, hvis medarbejderen får andet passende arbejde i den periode, hvor klausulen er i kraft.
Klausuler om ansættelsesforbud (også kendt som ”non-poaching”-klausuler eller jobklausuler) er ikke reguleret ved lov.
Når din virksomhed skal afskedige en medarbejder, er processen underlagt en række opsigelsesfrister og proceduremæssige regler.
Der gælder lovbestemte minimumsfrist for opsigelse afhængigt af anciennitet:
- Under 2 år: 1 måneds varsel
- Op til 4 år: 2 måneders varsel
- Op til 6 år: 3 måneders varsel
- Op til 8 år: 4 måneders varsel
- Op til 10 år: 5 måneders varsel
- Over 10 år: 6 måneders varsel
Din virksomhed kan enten afskedige en medarbejder af årsager, der er relateret til din virksomhed (f.eks. afskedigelse eller omstrukturering) eller årsager, der er relateret til medarbejderen (f.eks. præstationer eller forseelser).
Afhængigt af omstændighederne kan medarbejdere indgive krav om erstatning på grund af uberettiget afskedigelse.
Lovbestemte afskedigelsesrettigheder varierer, og der gælder forskellige rettigheder afhængigt af, om medarbejderen er omfattet af en kollektiv overenskomst eller har særlige individuelt aftalte vilkår.
Det er obligatorisk at oprette en whistleblowerordning, når din virksomhed har 50 eller flere ansatte.
I henhold til den svenske whistleblowerlov skal sådanne interne whistleblowerordninger give mulighed for skriftlig, mundtlig eller begge former for rapportering. Når mundtlig adgang er tilgængelig, skal det være muligt at afholde et fysisk møde efter anmodning inden for en rimelig frist.
I henhold til den interne ordning skal din virksomhed blandt andet udpege en upartisk person eller afdeling til at:
- Modtage indberetninger og have kontakt
- Følge op på indberetninger
- Give feedback til whistlebloweren
Hver forpligtelse er underlagt frister og underliggende krav.
Sådanne opgaver kan varetages af en tredjepart eller en tilknyttet enhed.
Whistleblowere skal have adgang til at indberette om definerede forhold i henhold til den interne ordning:
- Definerede overtrædelser af EU-lovgivningen
- Overtrædelser af lovgivningen
- Forhold af almen interesse
Medarbejdere, der indberetter i henhold til ordningen, er beskyttet mod repressalier.
Medarbejdere kan også indberette via eksterne whistleblowerordninger.
Forskellige omstændigheder i jeres virksomhed kan gøre det nødvendigt, at I i praksis skal facilitere valget af medarbejderrepræsentanter.
Når din virksomhed ikke er omfattet af en kollektiv overenskomst, gælder en række forpligtelser til at informere medarbejderne om udviklingen i virksomheden i henhold til de svenske regler på området (Lag om medbestämmende i arbeitslivet).
Når din virksomhed har i gennemsnit 25 medarbejdere, kan medarbejderrepræsentanter vælges til bestyrelsen på medarbejdernes initiativ.
Når din virksomhed har fem eller flere medarbejdere, skal der vælges sundheds- og sikkerhedsrepræsentanter for arbejdsmiljøorganisationen.
Når din virksomhed har 1.000 eller flere medarbejdere i EU/EØS og mindst 150 medarbejdere i to eller flere EU/EØS-lande, kan du være forpligtet til at oprette et europæisk samarbejdsudvalg.
I henhold til den svenske lov om beskyttelse af medarbejdere er en virksomhedsoverdragelse sket, når en virksomhed eller en del af en virksomhed overdrages til en ny arbejdsgiver, men bevarer sin identitet efter overdragelsen.
Medarbejdere, der er omfattet af overdragelsen, har ret til at blive overført sammen med virksomheden til den nye arbejdsgiver (overtageren). Overtageren bliver derfor ansvarlig over for de medarbejdere, der overføres.
Der gælder krav om information og høring i forbindelse med en sådan overdragelse, herunder en forpligtelse for det overdragende selskab (overdrageren) til at underrette medarbejderne om:
- Dato for overdragelsen (eller den foreslåede dato)
- Årsagen til overdragelsen
- Juridiske, økonomiske og sociale konsekvenser
- Eventuelle foranstaltninger for medarbejderne
Opsigelser som følge af en virksomhedsoverdragelse er ikke rimeligt begrundede i din virksomheds situation, medmindre de skyldes økonomiske, tekniske eller organisatoriske årsager, der direkte påvirker arbejdsstyrken.
Der gælder særlige krav, når der foreligger kollektive overenskomster, herunder overdragerens mulighed for at fravige sin kollektive overenskomst inden for 30 dage efter modtagelsen af meddelelsen om overdragelsen.
Medarbejderrepræsentanter bevarer generelt deres titel i forbindelse med en overdragelse.
I henhold til den svenske lov om beskyttelse af medarbejdere skal din virksomhed følge en lovbestemt procedure, når en afskedigelsesrunde kan påvirke:
- Fem eller flere medarbejdere
- 20 eller flere medarbejdere over en periode på 90 dage
Bemærk, at fratrædelser via fratrædelsesaftaler kan tælle med i tærsklen under en række betingelser.
Forpligtelserne omfatter en pligt til at rådføre sig med medarbejderne eller medarbejderrepræsentanterne for at forsøge at nå til enighed om en aftale, der undgår eller begrænser potentiel masseafskedigelse og minimerer konsekvenserne for de berørte.
I denne forbindelse skal der skriftligt gives oplysninger om omstændighederne omkring masseafskedigelsen. Oplysningerne skal gives samtidig til den offentlige arbejdsformidling.
Hvis det fortsat er hensigten at gennemføre afskedigelserne efter høringsprocessen, skal den offentlige arbejdsformidling underrettes.
Opsigelse i forbindelse med masseafskedigelser træder tidligst i kraft, efter at de svenske myndigheder (Arbetsförmedlingen) er blevet underrettet om kollektive afskedigelser, og under alle omstændigheder tidligst mellem to, fire og seks måneder, afhængigt af om antallet af berørte medarbejdere er 25 eller flere eller mindre end 100.
Overenskomster er aftaler, der fastlægger de arbejdsvilkår, der gælder for en bestemt virksomhed eller branche.
Parterne i overenskomster er normalt en fagforening på den ene side og en virksomhed eller en arbejdsgiverorganisation på den anden side.
Der er ingen lovmæssig forpligtelse til at overholde eller indgå en overenskomst. Der findes ingen generelt gældende overenskomster.
Overenskomster indeholder forskellige vilkår og betingelser, der danner rammen for rettigheder og forpligtelser. Vilkårene vedrører normalt arbejdstid, løn, overarbejde, ferie og pension. Andre vilkår kan vedrøre arbejdsmiljøet og tvistløsning.
Supplerende regler udgør også en del af sådanne aftaler. De supplerende regler udgør en yderligere grundlæggende ramme for samarbejdet i henhold til den kollektive overenskomst med yderligere forpligtelser, som din virksomhed skal overholde.
Virksomheder uden en overenskomst kan forvente at blive kontaktet af en fagforening med henblik på at indgå en kollektiv overenskomst. Din virksomhed kan derefter forhandle individuelt eller tilslutte sig en arbejdsgiverorganisation, som vil forhandle på din virksomheds vegne.